الطلاب والمستويات والمجموعات
قائمة الطلاب هي أساس كل ما عداها: فالجدول والحضور والدرجات والكشوف تستند إليها. وبناؤها على نحو سليم مرّة واحدة خير من تصحيحها طوال العام.
باختصار
- الفرق بين المستوى والفصل — ولماذا يهمّ.
- كيف تستورد مدرسة كاملة من ملف واحد.
- كيف يُربَط وليّ الأمر بطفله، ولماذا لا يرى شيئاً قبل ذلك.
المستويات والفصول
يفرّق Kiteba بين مفهومين كثيراً ما يُخلَط بينهما، وهما هنا مستقلّان:
| المفهوم | ما هو | مثال |
|---|---|---|
| المستوى | أين وصل الطالب في تدرّجه. يحمل الطالب مستوى واحداً. ويمكن للمستويات أن تتداخل. | الصف السادس، السنة الثانية، الحلقة 2 |
| الفصل / المجموعة | مع من يتلقّى دروسه. ويمكن أن ينتمي الطالب إلى عدة مجموعات. | السادس ب، ورشة المسرح، مجموعة البيانو أ |
لأن طلاب المستوى الواحد لا يتلقّون الدروس نفسها بالضرورة. ففي مدرسة الموسيقى قد يكون طالبان في السنة الثانية ضمن مجموعتين مختلفتين؛ وفي الإعدادية تجمع مجموعة اختيارية عدة مستويات. يستند الجدول إلى المجموعة، ويستند كشف الدرجات إلى المستوى.
ملف الطالب
يجمع كل ما يخصّ الطالب: البيانات، وتاريخ الميلاد، والمستوى، والفصول، وأولياء الأمور المرتبطين، وحقّ الصورة، وإذن المغادرة، والملاحظات الطبية.
لا تدوّن فيها إلا ما يلزم لاستقبال الطالب — حساسية، أو بروتوكول طوارئ. فكل عضو في الفريق له حقّ الوصول إلى الملف يستطيع قراءتها.
الاستيراد من Excel
هذا هو الطريق المفضَّل لبداية العام. ويُنزَّل النموذج من شاشة الاستيراد.
- نزّل النموذج يمنحك زرّ تنزيل نموذج Excel ملفاً بالأعمدة الصحيحة.
- املأه
التعرّف على الأعمدة متسامح: تُقبَل العناوين الفرنسية والإنجليزية معاً، بصيغها المختلفة (
prenom،first_name،firstname…). فيمكنك الانطلاق من تصدير نظامك القديم دون إعادة تسمية كل شيء. - أعد رفع الملف تُنشَأ المستويات والفصول الناقصة تلقائياً. ويُدعى حتى وليّا أمر لكل طالب بالبريد.
- اقرأ التقرير يشير تقرير سطراً بسطر إلى الأخطاء. والسطر الخاطئ لا يوقف الاستيراد: تمرّ بقية الأسطر، ثم تصحّح وتعيد استيراد ما أخفق فقط.
استورد مقتطفاً قصيراً للتحقّق من أن الأعمدة مقروءة وأن الفصول تُنشَأ كما تتوقّع. ستوفّر على نفسك تنظيف ثلاثمئة سطر في غير موضعها.
ربط أولياء الأمور
يتمّ الربط دائماً على مرحلتين:
- أنت تعلن وليّ الأمر من ملف الطالب أو عبر الاستيراد. فيستلم وليّ الأمر رسالة.
- وليّ الأمر يؤكّد يفتح الرابط الذي وصله ويصادق عليه. وما دام لم يؤكّد فإنه لا يرى شيئاً: لا درجات، ولا غيابات، ولا جدول.
فإن أخبرك وليّ أمر أن مساحته فارغة، فأول ما ينبغي التحقّق منه هو حالة هذا التأكيد.
فتح حساب لطالب
حساب الطالب اختياري. ففي المرحلة الابتدائية لا فائدة منه: إذ تمرّ البيانات عبر أولياء الأمور. أما ابتداءً من الإعدادية فيتيح للطالب الاطّلاع على جدوله ودرجاته.
تنشئ الحساب من ملف الطالب. فيستلم الطالب كلمة مرور مؤقتة وعليه اختيار كلمة جديدة عند أول تسجيل دخول.
تعديل عدة طلاب
حدّد الطلاب المعنيين في القائمة: فيظهر شريط إجراءات. ويمكنك تعيين فصل، أو تغيير مستوى، أو الحذف بالجملة. وهذا ما يجعل ترفيع دفعة كاملة في نهاية العام أمراً محتملاً.
حذف طالب
الحذف ليّن: يختفي الطالب من القوائم ويتوقّف عن احتساب حصّته في الحدّ المسموح، لكن سجلّه — من حضور ودرجات — يبقى مرتبطاً بالمؤسسة.
احذف الطالب بدل تفريغ ملفه: فتحرّر مكاناً في خطتك مع الاحتفاظ ببيانات العام المنصرم.